Recruiting in der Krise: Warum jetzt der beste Zeitpunkt für Prozess-Optimierung ist

Marcus
7. Sept.
3 Min. Lesezeit

Die Schlagzeilen sind eindeutig: Trump-Zölle belasten den Welthandel, Kriegsrisiken verschärfen die geopolitische Unsicherheit, und viele Unternehmen reagieren mit Einstellungsstopps oder gar Personalabbau. Die Stimmung: gedrückt bis fatalistisch.

Doch in genau dieser Phase verbirgt sich eine strategische Chance, die nur wenige Unternehmen nutzen: die eigenen Recruitingprozesse und die zugrunde liegende Infrastruktur grundlegend zu verbessern.

Denn wer jetzt wartet, bis der Aufschwung zurückkehrt, wird überrollt – vom Fachkräftemangel, von ineffizienten Prozessen und von Wettbewerbern, die ihre Hausaufgaben schon gemacht haben.

Krise = Stillstand? Ein Trugschluss

Viele Unternehmen argumentieren: „Wir stellen ohnehin niemanden ein – warum sollten wir unsere Recruiting-Prozesse jetzt optimieren?“

Die Antwort: Weil genau jetzt die Zeit ist, in Ruhe Strukturen zu überprüfen, Schwachstellen zu identifizieren und nachhaltige Verbesserungen einzuleiten.

In Phasen des Einstellungsstopps ist der Druck geringer, um offene Stellen sofort zu besetzen. Recruiting-Teams haben damit die seltene Gelegenheit, an den Prozessen zu arbeiten, die im Tagesgeschäft sonst untergehen.

Wer heute investiert, gewinnt morgen Geschwindigkeit.

Typische Pain Points im Recruiting

Fast jedes Unternehmen kennt sie – die klassischen Stolpersteine im Recruiting:

Langsame Prozesse
- Bewerbungen versanden im Posteingang.
- Rückmeldungen dauern Wochen.
- Kandidat:innen springen ab, bevor ein Angebot auf dem Tisch liegt.
Mangelhafte Candidate Experience
- Unübersichtliche Karriereseiten.
- Bewerbungsformulare mit 20 Pflichtfeldern.
- Keine oder automatisierte Standardabsagen ohne persönlichen Bezug.
Fehlende Daten und Transparenz
- KPIs wie „Time-to-Hire“ oder „Cost-per-Hire“ werden nicht gemessen.
- Es gibt keine systematische Analyse, warum Bewerbende abspringen.
Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten
- Hiring Manager sind zu wenig eingebunden.
- HR und Fachbereiche arbeiten aneinander vorbei.
Unzureichende Nutzung von Technologie
- Bewerbungen landen noch per Mail statt in einem Applicant Tracking System (ATS).
- Social-Media-Recruiting wird stiefmütterlich behandelt.

Was man jetzt tun kann – auch ohne grosses Budget

Optimierung bedeutet nicht zwangsläufig hohe Investitionen. Viele Schritte lassen sich mit überschaubarem Aufwand umsetzen:

1. Recruitingprozesse durchleuchten und verschlanken

Erstellen Sie eine Prozesslandkarte: vom Eingang der Bewerbung bis zur Vertragsunterschrift.
Identifizieren Sie Verzögerungen: Wo stockt es? Wer antwortet zu spät?
Vereinbaren Sie klare Service-Level: z. B. Rückmeldung an Kandidat:innen innerhalb von 5 Tagen.

2. Candidate Journey analysieren

Bewerben Sie sich testweise selbst – am besten mobil.
Prüfen Sie: Wie viele Klicks braucht es? Wie lange dauert es? Wie wirkt die Kommunikation?
Schon kleine Anpassungen (z. B. Reduktion der Pflichtfelder im Formular) erhöhen die Conversion-Rate spürbar.

3. Digitale Infrastruktur auf den Prüfstand stellen

Viele ATS-Systeme sind überfrachtet oder veraltet. Nutzen Sie die Zeit für einen Marktvergleich.
Prüfen Sie, welche Schnittstellen fehlen – etwa zu Jobbörsen, LinkedIn oder Karriere-Webseiten.
Auch Low-Cost-Lösungen bieten heute eine solide Basis.

4. Einsatz von KI prüfen

KI kann repetitive Aufgaben automatisieren, z. B. das Screening von Lebensläufen oder Terminvereinbarungen.
Chatbots oder smarte FAQ-Tools können Bewerbenden schnelle Antworten geben – auch ausserhalb der Bürozeiten.
Wichtig: klein starten, klar abgrenzen und immer Transparenz gegenüber Kandidat:innen wahren.

5. Datenbasiertes Recruiting aufbauen

Definieren Sie KPIs, die für Ihr Unternehmen wirklich relevant sind.
Starten Sie klein: Messen Sie zunächst „Time-to-Hire“ und „Candidate Drop-off“.
Nutzen Sie einfache Tools wie Excel oder Google Data Studio, um Transparenz zu schaffen.

6. Zusammenarbeit mit Hiring Managern verbessern

Etablieren Sie feste Briefings und Feedbackzyklen.
Schulen Sie Führungskräfte in Interviewtechniken.
Erklären Sie, wie wichtig schnelle Rückmeldungen für die Candidate Experience sind.

7. Employer Branding mitdenken

Auch ohne grosse Kampagnen können Sie die Karriereseite modernisieren.
Nutzen Sie authentische Mitarbeiter-Testimonials.
Pflegen Sie Social-Media-Kanäle mit regelmäßigen Einblicken.

Wirkung: Warum Prozessoptimierung den Unterschied macht

Recruiting ist längst kein reiner Verwaltungsprozess mehr, sondern ein Wettbewerbsfaktor.

Schnelligkeit entscheidet: In Zeiten des Fachkräftemangels gewinnt, wer schnell und klar agiert.
Kandidat:innen erwarten Professionalität: Eine reibungslose Candidate Journey wird zunehmend zur Grundvoraussetzung.
Daten sind das neue Gold: Wer weiss, wo Kandidat:innen abspringen, kann gezielt optimieren.
Effizienz spart Kosten: Optimierte Prozesse bedeuten weniger Reibungsverluste, weniger Agenturkosten, weniger Fluktuation.

Warum externe Unterstützung sinnvoll sein kann

Natürlich können interne Recruiting-Teams viel selbst bewegen. Doch gerade in Krisenzeiten lohnt es sich, externe Expertise hinzuzuziehen – und zwar aus drei Gründen:

Objektiver Blick von aussen
Betriebsblindheit ist im Recruiting weit verbreitet. Ein neutraler Blick identifiziert Schwachstellen, die intern längst „normal“ wirken.
Best Practices aus anderen Branchen
Externe Berater:innen bringen Erfahrungen aus vielen Projekten mit – und damit Ideen, die man intern nie entwickelt hätte.
Schnelligkeit und Struktur
Mit klaren Methoden und Tools lassen sich Projekte in Wochen statt Monaten aufsetzen.

So entstehen sichtbare Verbesserungen, bevor der nächste Aufschwung kommt.

Und: In einer Zeit, in der weniger Stellen besetzt werden müssen, ist es leichter, externe Partner einzubinden, ohne den laufenden Betrieb zu stören.

Fazit: Jetzt handeln – für morgen gewinnen

Trump-Zölle, geopolitische Spannungen und die Unsicherheit auf den Märkten führen derzeit dazu, dass viele Unternehmen ihr Recruiting herunterfahren. Doch wer jetzt die Pause nutzt, um Prozesse zu optimieren, ist beim nächsten Aufschwung im Vorteil.

Recruiting-Teams gewinnen Geschwindigkeit.
Kandidat:innen erleben eine professionelle Journey.
Unternehmen sind datenbasiert und effizienter aufgestellt.
KI schafft zusätzliche Effizienz und Transparenz.

Oder kurz gesagt: Wer in der Krise investiert, erntet im Aufschwung.

Darum gilt: Einstellungsstopp ist kein Grund für Stillstand – sondern die perfekte Gelegenheit, Recruiting neu zu denken und zukunftsfähig aufzustellen.