Minus 10 Prozent: Warum der Personalberatungsmarkt schrumpft – und warum das mehr ist als eine Konjunkturdelle
Drei Jahre in Folge weniger Umsatz gab es in der deutschen Personalberatungsbranche zuletzt nicht mehr – nicht einmal 2009, nicht einmal 2020. Der Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) hat in seiner Studie „Facts & Figures zum Personalberatungsmarkt 2026" die endgültigen Zahlen für 2025 vorgelegt, und sie lesen sich nüchtern: 2,7 Milliarden Euro Branchenumsatz, zehn Prozent weniger als 2022. Executive Search, das mit rund 80 Prozent nach wie vor das grösste Beratungsfeld darstellt, verlor im selben Zeitraum sogar 13,5 Prozent.
Wer 2009 oder 2020 miterlebt hat, kennt das Muster eigentlich anders: ein heftiger Einbruch, dann rasche Erholung im Folgejahr. Genau das bleibt diesmal aus. Und wer sich die Begründung des BDU genauer ansieht, merkt schnell: Die Konjunktur ist nur die halbe Geschichte.
Drei Jahre statt einem – warum dieser Abschwung anders verläuft
2022 markierte mit rund drei Milliarden Euro den bisherigen Höchststand des Marktes. Seither ging es nur noch in eine Richtung: 2024 lag der Umsatz bei 2,82 Milliarden Euro, ein Minus von 3,8 Prozent gegenüber dem Vorjahr. 2025 folgte mit minus 4,7 Prozent nicht nur der dritte Rückgang in Folge, sondern sogar noch etwas schneller als im Jahr zuvor. Diese Kontinuität ist der eigentlich bemerkenswerte Befund – nicht die Höhe des einzelnen Jahresrückgangs, sondern dass sich keine Gegenbewegung einstellt, sondern sich das Tempo eher noch leicht beschleunigt. 2009 fiel der Markt in der Finanzkrise deutlich tiefer als heute, erholte sich jedoch bereits im darauffolgenden Jahr. 2020 wiederholte sich dieses Muster während der Pandemie. Diesmal bleibt die V-förmige Erholung aus – und genau das lässt sich mit einer reinen Konjunkturdelle nicht mehr erklären. Auch die Struktur der Branche selbst schrumpft sichtbar: Der BDU zählt für 2025 rund 1.975 Personalberatungen in Deutschland, 200 weniger als im Jahr zuvor, und damit etwa 14.225 Beschäftigte, ein Minus von 325 Stellen.
Was der BDU selbst als Gründe nennt
Der ehrliche Teil der Geschichte: Der BDU behauptet nirgends, die Konjunktur spiele keine Rolle. BDU-Vizepräsident Wolfram Tröger hatte die Entwicklung schon in einer früheren Ausgabe der Studie so zusammengefasst: „Aufgrund der allgemeinen wirtschaftlich eher schlechten Lage sowie geopolitischen Herausforderungen vergeben unsere Kunden weniger Suchmandate als noch in den Vorjahren. Hinzu kommen die Verlagerung von Recruiting-Aufgaben direkt in die Unternehmen sowie der verstärkte Einsatz von künstlicher Intelligenz bei der Kandidatensuche."
Genau in diesem zweiten Halbsatz steckt der eigentlich interessante Teil. Konjunkturelle Flauten haben Personalberatungen schon oft überstanden, weil sie zyklisch sind – sie gehen vorbei. Eine Verlagerung von Recruiting-Aufgaben ins Unternehmen und der wachsende Einsatz von KI bei der Kandidatensuche sind das nicht. Wer einmal ein internes Sourcing-Team aufgebaut oder ein KI-gestütztes Active-Sourcing-Tool eingeführt hat, baut das nicht wieder ab, sobald die Konjunktur anzieht.
Diese Verschiebung der Recruiting-Kapazität nach innen ist im Übrigen kein rein deutsches Phänomen – Gartner-Zahlen, über die dieser Blog bereits berichtet hat, zeigen einen vergleichbaren Trend auch international. Für Executive Search kommen 2025 zusätzlich handfeste Reibungsverluste hinzu, die im Bericht ebenfalls auftauchen: längere Entscheidungsprozesse auf Kundenseite, geringere Wechselbereitschaft von Führungskräften und mehr späte Absagen samt Ghosting im Prozess.
Healthcare wächst, fast alles andere schrumpft
Ein Blick in die Branchenliste macht den Strukturwandel greifbar: 2025 war Healthcare laut BDU die einzige Kundenbranche mit spürbar erhöhter Nachfrage nach externer Personalberatung, während etwa Fahrzeugbau, Maschinenbau und Pharmabranche zu den schwächsten Feldern zählten. Auf der Dienstleistungsseite zeigt sich ein ähnliches Bild: Die klassische Personensuche verliert an Gewicht, während Zusatzfelder wie Management Development zulegen.
Der BDU selbst bringt es über seinen Fachverbandsvorstand Arne Adrian auf den Punkt: „Effizienz, Spezialisierung und technologische Kompetenz entscheiden zunehmend über den Markterfolg." Das ist eine andere Aussage als „die Wirtschaft zieht wieder an" – es ist eine Aussage über die Marktstruktur.
Was das für Personalberatungen selbst bedeutet
Der zweite, oft übersehene Adressatenkreis dieser Zahlen sind die Personalberatungen selbst. Wer als Beratungshaus in diesem Markt bestehen will, kann sich nicht auf eine Rückkehr der alten Nachfrage verlassen, sondern muss sich in genau die Richtung bewegen, die Adrian beschreibt: Effizienz, Spezialisierung und technologische Kompetenz. Das heisst konkret, das eigene Portfolio zu schärfen statt breit aufgestellt zu bleiben, KI-gestützte Recherche- und Matching-Tools nicht als Kostenposten, sondern als Wettbewerbsfaktor zu behandeln, und sich stärker auf Felder wie Management Development oder Executive Coaching zu verlagern, die im Gegensatz zur klassischen Personensuche tatsächlich wachsen.
Wer als TA-Leader mit Dienstleistern zusammenarbeitet, tut gut daran, genau diese Signale bei der Auswahl abzufragen – nicht nur den Referenzkunden, sondern auch die Antwort darauf, wie ein Anbieter selbst auf den eigenen Strukturwandel reagiert.
Der Blick über den Atlantik: gleiches Muster, andere Zahlen
Wer vermutet, dass das ein deutsches Sonderphänomen sei, sollte einen Blick auf den US-Markt werfen. Der wächst insgesamt sogar leicht – von 178,9 Milliarden Dollar im Jahr 2025 auf prognostizierte 183,3 Milliarden Dollar im Jahr 2026. Doch unter der Oberfläche läuft dieselbe Sortierung ab wie in Deutschland: Agenturen, die KI konsequent einsetzen, wuchsen 2025 drei- bis viereinhalbmal häufiger als jene, die es nicht tun. 61 Prozent der Staffing-Firmen nutzen inzwischen KI, ein Jahr zuvor waren es erst 48 Prozent. Und der Markt konzentriert sich: 224 Agenturen mit jeweils über 100 Millionen Dollar Umsatz kontrollieren bereits 67,5 Prozent des gesamten US-Marktes, während unspezialisierte Generalisten unter Margendruck geraten.
Ob schrumpfender Gesamtmarkt wie in Deutschland oder wachsender Gesamtmarkt wie in den USA – das Muster ist identisch: Grösse, Spezialisierung und Technologiekompetenz entscheiden, alle anderen verlieren relativ an Boden.
2026: Trendwende oder nur eine Umverteilung nach oben?
Der BDU selbst rechnet für 2026 wieder mit Wachstum – rund drei Prozent, zurück auf etwa 2,77 Milliarden Euro. Wolfram Tröger spricht von einer „vorsichtigen Trendwende". Bei genauerem Hinsehen zeigt sich aber, dass auch dieses Wachstum nicht gleichmässig verteilt ist: Es sind vor allem die grossen Top-25-Häuser und mittelgrosse Anbieter, die davon profitieren sollen, während kleinere Personalberatungen im Schnitt weiterhin im Minus bleiben dürften. Executive Search als klassisches Kerngeschäft bleibt strukturell unter Druck, während vor allem Zusatzfelder wie Management Development wachsen. Treffender fasst es Tröger selbst zusammen: „Der Markt dreht, aber langsamer und differenzierter als in früheren Zyklen." Das ist keine Rückkehr zum Markt von 2022, sondern eine Umverteilung innerhalb eines kleineren Marktes.
Was das für TA-Leader heisst
Für alle, die ein Budget für externe Personalberatung verantworten, ist das keine akademische Marktbeobachtung, sondern eine handfeste Make-or-Buy-Frage. Drei Konsequenzen liegen nahe.
Verhandlungsposition neu bewerten.
In einem Markt, in dem kleinere und mittlere Anbieter um jedes Mandat kämpfen, verschiebt sich die Verhandlungsmacht spürbar zugunsten der Auftraggeberseite – bei Honorarmodellen, Exklusivität und Erfolgsgarantien.
Internes Sourcing und KI-Einsatz nicht als Provisorium behandeln.
Wenn der BDU die Verlagerung von Recruiting ins Unternehmen selbst als strukturellen Faktor benennt, lohnt es sich, den Aufbau interner Sourcing-Kompetenz nicht als Kostenersparnis in der Krise zu verstehen, sondern als dauerhafte Kompetenz, die weiter ausgebaut werden sollte, unabhängig davon, wie sich der Beratungsmarkt als Ganzes entwickelt.
Gezielt statt breit einkaufen.
Wo weiterhin auf externe Beratung gesetzt wird, spricht die Marktverschiebung Richtung Spezialisierung und Top-Anbieter für eine bewusste Auswahl weniger, aber inhaltlich passender Partner statt eines breiten, undifferenzierten Dienstleisterportfolios – gerade weil sich Effizienz und fachliche Tiefe laut BDU zunehmend als Erfolgsfaktor herausstellen.
Dieser Beitrag beschäftigt sich bewusst mit dem Markt selbst, nicht mit der Frage, ab welcher Position sich ein Headhunter überhaupt lohnt oder wie ein RPO-Modell im Detail aussieht – das sind eigene Entscheidungen, die auf anderen Grundlagen getroffen werden. Was er zeigen soll: Der Markt, auf dem diese Entscheidungen stattfinden, ist ein anderer als noch 2022.
Fazit
Minus zehn Prozent seit 2022 ist eine Zahl, die sich schnell mit „schwache Konjunktur, wird schon wieder" abtun lässt. Der BDU selbst widerspricht dieser bequemen Lesart – nicht, weil er die Wirtschaftslage kleinredet, sondern weil er unter derselben Überschrift zwei Ursachen nennt, die sich mit einem Aufschwung nicht von selbst erledigen: Recruiting wandert ins Unternehmen, und KI übernimmt einen wachsenden Teil der Kandidatensuche. Wer als TA-Leader jetzt über sein Dienstleisterbudget entscheidet, entscheidet über mehr als die nächste Rechnung – er entscheidet mit, wie stark sich diese Verschiebung in den eigenen Strukturen fortsetzt.
Quellen
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