Recruiting kann jeder. Absagen offenbar nicht.

Marcus Fischer
vor 14 Stunden
7 Min. Lesezeit

5+1 oft verübte Absage-Sünden im Recruiting und was sie über Prozesse, Kultur und Professionalität verraten.

Recruiting ist ein erstaunliches Feld und es ist mein Feld. Ohne Wenn und Aber. Und deshalb heute mal ein Thema, welches mich ärgert, weil es unnötig und überflüssig ist und unserer Profession schweren Schaden zufügt. Die schlechten Absagen. Unternehmen investieren grossen Aufwand in Employer Branding, Karriereseiten, Social-Media-Kampagnen und Hochglanz-Imagevideos. Gleichzeitig scheitert ein zentraler Moment der Candidate Experience immer wieder an so etwas sehr Einfachem wie der Absage.

Absagen sind kein Randthema im Recruiting. Sie sind der Normalfall. Statistisch gesehen wird die grosse Mehrheit der Bewerbenden eine Absage erhalten und nur ein Bruchteil eine Zusage erhalten. Genau deshalb ist dieser Moment so wichtig. Er prägt das Bild, das Kandidatinnen und Kandidaten von einem Unternehmen mitnehmen und im Schlimmsten Fall weitertragen.

Und trotzdem werden Absagen in vielen Organisationen so behandelt, als wären sie ein administratives Nebenprodukt des Recruitings. Ein Textbaustein im Applicant-Tracking-System (ATS), am besten gleich der, den das System als Vorbelegung schon mitbringt, ein Klick im Workflow – fertig.

Als Talent-Acquisition-Leader, Berater in diesem Themenfeld und auch aus Sicht eines Bewerbenden ärgert mich das regelmässig. Nicht, weil Recruiting perfekt sein muss. Sondern weil viele dieser Fehler völlig unnötig sind. Sie entstehen nicht aus Komplexität. Sie entstehen aus Bequemlichkeit, wenn nicht sogar aus Unfähigkeit.

Besonders paradox wird das Ganze auf dem aktuellen Arbeitsmarkt. In vielen Branchen hat sich die Machtbalance gerade wieder etwas zugunsten der Arbeitgeber verschoben, aber die Demographie wird uns bald wieder zurückschubsen - und dann schreien wieder alle über den Fachkräftemangel und dass sie keine Leute finden...

Recruiting ist nicht nur Auswahl. Recruiting ist auch Reputation. Jeder Kandidat verlässt Deinen Prozess mit einer Geschichte. Die Frage ist nur: Welche? Deshalb heute ein kleiner #FridayRant. Meine persönliche Top-5 der schlimmsten Absage-Sünden im Recruiting – plus eine Bonusnominierung.

Platz 5: Die empathie- und inhaltsfreie Standardabsage

Du kennst sie. Jeder kennt sie: „Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Wir haben viele tolle Bewerbungen erhalten und machen mit anderen Kandidaten weiter.“

Das war’s. Kein Kontext. Kein persönlicher Bezug. Kein Mensch erkennbar.

Natürlich verstehe ich die Realität im Recruiting. Volumenprozesse brauchen Effizienz. Wenn 300 Bewerbungen eingehen, kann man nicht jede Absage individuell formulieren.

Aber zwischen „individuelle Karriereberatung“ und „emotionaler Nullkontakt“ gibt es viel Raum - ein wenig Kreativität beim Formulieren und schon wird es etwas menschlicher....und transportiert die EVP auch mit.

Viele Standardabsagen wirken so, als hätte ein juristisch abgesicherter Copywriter sie geschrieben, der gleichzeitig jede menschliche Regung vermeiden wollte. Für Kandidaten fühlt sich das ungefähr so an wie eine automatisch generierte Parkbusse.

Das Problem ist nicht Effizienz. Das Problem ist Gleichgültigkeit.

Platz 4: Die Standardabsage – nach einem Interview

Jetzt wird es unangenehm. Ein Kandidat investiert Zeit in ein Screening-Call. Vielleicht sogar in ein persönliches Gespräch. Eventuell zwei Interviewrunden. Vorbereitung, Anreise, Gespräch. Und danach kommt exakt derselbe Standardtext wie bei jemandem, der nur einen Lebenslauf hochgeladen hat.

Aus Kandidatensicht ist das schwer nachvollziehbar. Der Erwartungswert hat sich längst verändert. Sobald ein Gespräch stattgefunden hat, erwarten Menschen ein Mindestmaß an persönlichem Feedback.

Eine Standardabsage nach einem Interview sendet eine ziemlich klare Botschaft: Der Prozess sieht jetzt die Absage vor, egal wie. Du bist jetzt nicht mehr wichtig.

Platz 3: Die „Das wussten wir schon vorher“-Absage

Diese Variante ist besonders frustrierend. Der Kandidat wird nach mehreren Prozessschritten abgelehnt – wegen einer Information, die bereits im Lebenslauf stand.

Typische Beispiele sind fehlende Sprachkenntnisse, fehlende Führungserfahrung oder fehlende Branchenkenntnisse. Wenn diese Kriterien entscheidend sind, stellt sich eine ziemlich naheliegende Frage: Warum wurde die Person überhaupt eingeladen?

Für Kandidaten wirkt das wie ein schlecht vorbereiteter Prozess. Und leider ist das häufig auch genau der Grund. Hiring Manager lesen Profile zu spät. Recruiter prüfen Anforderungen nicht konsequent genug. Oder das Anforderungsprofil wird während des Prozesses verändert. Oder man braucht nur eine Ausrede, um nicht zuzugeben, dass Kriterien existieren, die nicht in der Stellenanzeige stehen.

Das Ergebnis ist für alle Beteiligten gleich schlecht: Zeitverschwendung.

Platz 2: Die offensichtliche Lüge

„Wir haben eine grosse Anzahl hochqualifizierter Bewerbungen erhalten und führen den Prozess mit besser geeigneten Kandidaten fort.“ Dieser Satz ist ja grundsätzlich nicht falsch. Problematisch wird er erst, wenn die Stelle weiterhin fleissig beworben wird oder zwei Wochen später dieselbe Stelle wieder auf LinkedIn oder auf einer Jobbörse auftaucht.

Kandidaten beobachten Stellenanzeigen genau; sie sind ja meist auf der Suche und schauen deshalb doch hin und wieder mal nach Jobs… Wenn die Jobanzeige plötzlich wieder auftaucht, wirkt die vorherige Absage wie eine höflich formulierte Lüge. Vertrauen entsteht so jedenfalls nicht.

Und Vertrauen ist im Recruiting das wertvollste Gut. Unternehmen, die meinen, sie könnten meist sehr qualifizierte Talente mit einem solchen Verhalten abspeisen, zahlen den Preis mittel- und langfristig. Denn wir so rekrutiert, arbeitet auch sonst nicht anders.

Platz 1: Die Absage frühestens nach drei Monaten

Einer persönlicher Favorit. Drei Monate lang passiert nichts. Kein Update. Keine Zwischeninformation. Und irgendwann kommt dann eine Absage. Für Kandidaten fühlt sich das an wie ein verspäteter Reminder daran, dass sie sich irgendwann einmal beworben haben. Was die Zeiträume bis zur Absage angeht, gibt es übrigens keine Obergrenze. Ich habe schon von Bewerbungen gehört, die nach zwei Jahren abgesagt wurden (sehr oft im Rahmen einer automatisierten Aufräumaktion im ATS)

Solche Situationen entstehen fast immer durch strukturelle Probleme im Recruiting: überlastete Teams, fehlende Prozessdisziplin oder schlecht konfigurierte ATS-Workflows. Und aus eigener Erfahrung weiss ich: Irgendwas ist ja immer...

Für Kandidaten spielt das allerdings keine Rolle. Die Botschaft bleibt dieselbe: Wir haben hier nichts im Griff. Du bist bei uns nur ein Datensatz, um das Wort „Karteileiche“ zu vermeiden. Sei froh, dass du hier nicht arbeiten musst.

+1: Ghosting

Warum "+1"? Weil es ja streng genommen keine Absage ist – eher perfekt ausgeführtes Ignorieren. Hier wird gar nichts kommuniziert. Ghosting bedeutet schlicht: Bewerbende hören nie wieder etwas.

Ich hatte schon mit namhaften Arbeitgebern, die für eine sogenannte "Love-Brand" rekrutieren, zu tun, die meinten, sie würden nie Absagen verschicken, denn es sind ja schlechte Nachrichten…

Meist ist der Grund aber viel banaler: Die Bewerbung verschwindet irgendwo im digitalen Chaos des ATS. Schlecht aufgesetzte Prozesse, fehlende Dashboards und SLAs sowie überforderte Recruiter. Das Problem dabei ist offensichtlich. Kandidaten wissen nicht, woran sie sind. Sie warten. Sie schreiben vielleicht nach. Oder sie geben irgendwann entnervt auf.

Dass dieses Verhalten im Recruiting überhaupt existiert, ist bemerkenswert. In praktisch jedem anderen professionellen Kontext würde man so ein Kommunikationsverhalten als unhöflich bezeichnen. Im Recruiting hat sich Ghosting leider immer noch nicht vollständig ausgerottet.

Warum schlechte Absagen deiner Arbeitgebermarke schaden

Viele Unternehmen unterschätzen die Wirkung von Absagen massiv. Die Realität ist simpel: Mehr Menschen erleben dein Recruiting durch eine Absage als durch eine Zusage. Die Absage ist damit einer der stärksten Kontaktpunkte mit deiner Arbeitgebermarke.

Studien zur Candidate Experience zeigen seit Jahren ein konsistentes Muster. Kandidaten bewerten Unternehmen deutlich positiver, wenn sie transparente Kommunikation und respektvolle Absagen erhalten – selbst dann, wenn sie nicht eingestellt werden.

Der Candidate Experience Benchmark Report von Talent Board zeigt beispielsweise, dass Bewerbende eher bereit sind, sich erneut zu bewerben oder das Unternehmen weiterzuempfehlen, wenn sie den Prozess als fair und transparent erlebt haben.

Das Gegenteil gilt leider ebenfalls.

Negative Recruiting-Erfahrungen verbreiten sich schnell. Plattformen wie Kununu, Glassdoor oder LinkedIn machen es Kandidaten sehr einfach, ihre Erfahrungen öffentlich zu teilen.

Gerade in spezialisierten Talentmärkten ist das riskant. Viele Kandidaten begegnen denselben Unternehmen mehrfach im Laufe ihrer Karriere.

Recruiting ist immer auch Reputationsmanagement. Bis zum Ende.

Wie gutes Absagenmanagement aussieht

Gute Absagen sind keine Kunst. Sie brauchen weder perfekte Formulierungen noch lange Feedbackberichte.

Was sie brauchen, ist Respekt und Prozessdisziplin. Und die Fähigkeit, empathisch zu texten, und die technischen Möglichkeiten von ATS-Plattformen auszuschöpfen.

Die wichtigste Regel lautet: Je weiter ein Kandidat im Prozess ist, desto persönlicher sollte die Absage sein.

Wann wird wie abgesagt - kein Hexenwerk

Ein paar pragmatische Leitlinien aus der Praxis:

Nach Bewerbungseingang: kurze, personalisierte schriftliche Absage reicht aus
Nach einem Screening-Call: individuelle Mail oder kurzer Anruf
Nach Interviews: telefonische Absage mit kurzer Erklärung
Nach mehreren Interviewrunden: persönliches Gespräch und konstruktives Feedback

MfG Ihre Personalabteilung

Ein weiterer Klassiker im schlechten Absagenmanagement sind Absagen ohne echten Absender. Wenn eine Nachricht mit „HR Team“ oder „Recruiting Team“ unterschrieben ist, wirkt das anonym und unpersönlich. Ich habe meinen Recruitern immer gesagt: "Wenn du absagst, solltest du auch mit deinem Namen dazustehen können – das ist schliesslich dein Job, den du beherrschst." Eine Absage sollte immer von einer konkreten Person stammen (und zeigt nebenbei auch, dass ein Mensch und nicht die AI entschieden hat). Das signalisiert Verantwortungsübernahme.

Do not reply - nur keine Nachfragen

Kommt es vor, dass Bewerber:innen dann mal nachfragen? Klar. Aber wo ist das Problem? Man sollte seine Entscheidung ja schliesslich begründen können. Und Bewerberkontakt sollte kein/e Recruiter:in als unerwünscht betrachten - auch wenn es mal schwierig werden kann.

Und was ist mit dem rechtlichen Risiko?

Viele Unternehmen haben grosse Angst davor, Absagen zu begründen. Der Hintergrund sind mögliche Diskriminierungsklagen. Diese Sorge ist grundsätzlich nachvollziehbar, wird jedoch oft überinterpretiert.

Problematisch sind vor allem Aussagen, die sich auf geschützte Merkmale beziehen, etwa Alter, Geschlecht, Herkunft oder Familienstand. Dass durchaus diskriminiert wird, sollte niemanden überraschen. Nicht schön, aber Lebensrealität. Ist es OK? Sicher nicht. Können Recruiter das immer verhindern? Nein.

Unproblematisch sind dagegen sachliche Aussagen über die Anforderungen der Rolle - wenigstens solange der oder die ausgewählte Kandidat:in wirklich besser ist. Man kann problemlos sagen, dass ein anderer Kandidat besser zu den aktuellen Projekterfordernissen passt oder spezifische Erfahrung in einem bestimmten Fachbereich mitbringt. Der Unterschied liegt im Bezugspunkt: Rolle statt Person.

Liebe Recruiter:innen: Reisst Euch zusammen und macht es besser! So schwer ist es nicht.

Recruiting wird oft als Wettbewerb um Talente beschrieben. Das stimmt. Aber dieser Wettbewerb entscheidet sich nicht nur bei erfolgreichen Einstellungen. Er entscheidet sich auch bei den Absagen.

Jede Absage ist eine kleine Kulturprobe. Sie zeigt Kandidaten, wie ein Unternehmen wirklich funktioniert. Nicht auf der Karriereseite. Sondern im Alltag. Viele Organisationen fallen bei dieser Probe regelmässig durch.

Und ich höre jetzt schon das Jammern der Unternehmen, wenn der vielbeschworene Aufschwung endlich kommt. Talente werden dann nicht vergessen haben, wie sie behandelt wurden.