Employer of Record: Globale Talente flexibel gewinnen – aber mit System
Es gibt Behördenentscheidungen, die sich wie ein schlechtes Wechselspiel lesen. Im Oktober 2024 erklärte die Bundesagentur für Arbeit in einer internen Weisung das Modell Employer of Record faktisch für hochriskant – wer es nutzt, bewege sich am Rand der illegalen Arbeitnehmerüberlassung.
Ein Jahr später, im Oktober 2025, kam es zur Kehrtwende: Dieselbe Behörde stellte klar, dass ein Großteil der bisherigen EoR-Konstellationen doch unbedenklich ist. Zwölf Monate, zwei komplett gegensätzliche Positionen, ein Thema, das HR-Abteilungen ins Grübeln gebracht hat. Willkommen bei Employer of Record – dem Modell, das gerade zeigt, wie unfertig die Regeln für die neue Arbeitswelt noch sind.
Was hinter dem Modell eigentlich steckt
Die Grundidee ist bestechend einfach. Ein Unternehmen möchte jemanden in Spanien, Kenia oder Singapur beschäftigen, hat dort jedoch keine eigene Gesellschaft und auch keine Lust, für eine einzige Fachkraft eine zu gründen.
Der Employer of Record (EoR) springt ein: Er wird formal zum Arbeitgeber vor Ort, kümmert sich um den Vertrag, die Lohnabrechnung und die lokale Compliance – während die eigentliche fachliche Führung ganz normal beim auftraggebenden Unternehmen bleibt. Für die Fachkraft ändert sich im Alltag kaum etwas, für das Unternehmen entfällt der komplette bürokratische Unterbau einer Auslandsniederlassung.
In der Praxis sieht das dann so aus: Ein Berliner Scale-up findet die perfekte Entwicklerin in Lissabon, will aber nicht riskieren, für eine einzelne Stelle eine portugiesische Gesellschaft zu gründen, samt Notar, lokalem Steuerberater und monatelangem Vorlauf.
Der EoR übernimmt den formalen Arbeitsvertrag nach portugiesischem Recht, kümmert sich vor Ort um Lohnsteuer und Sozialabgaben, und die Entwicklerin sitzt am Montag ganz normal im Stand-up, nur eben von Lissabon aus. Für den Mittelstand ist das Szenario nicht exotisch, sondern zunehmend Alltag: die Fachkraft, die aus familiären Gründen zurück in ihr Heimatland zieht und die man ungern verlieren würde, das Pilotprojekt in einem neuen Markt, das sich noch keine eigene Niederlassung leisten will, oder schlicht die Erkenntnis, dass die passende Person eben nicht im eigenen Postleitzahlengebiet sitzt.
Genau deshalb boomt das Geschäft. Der globale EoR-Markt wurde 2025 auf rund 6,8 Milliarden US-Dollar taxiert, für 2026 werden bereits 7,45 Milliarden erwartet, und Marktforscher rechnen bis 2035 mit fast 16 Milliarden – das entspricht einer jährlichen Wachstumsrate von über 9 Prozent.
Treiber sind dieselben Kräfte, die auch deutsche TA-Teams seit Jahren umtreiben: chronischer Fachkräftemangel im Inland, die Normalisierung von Remote-Arbeit und eine Belegschaft, die zunehmend grenzenlos denkt, während Unternehmen weiterhin in nationalen Kategorien planen.
Anbieter wie Deel, Remote, Papaya Global oder Oyster HR haben aus dieser Lücke ein eigenes Geschäftsmodell entwickelt, und mittlerweile ziehen auch klassische Mittelständler nach, die früher nie ernsthaft über internationale Einstellungen nachgedacht hätten. Bemerkenswert ist zudem, dass die Diskussion längst nicht nur ein deutsches Phänomen ist: Auch Österreich und die Schweiz haben ihre eigenen Spielregeln für das Modell – wie unterschiedlich vor allem die Schweizer Perspektive tickt, zeigt der Blick weiter unten im Text.
Die Achterbahnfahrt der Bundesagentur
Zurück zur eingangs erwähnten Kehrtwende, denn sie ist der eigentliche Grund, warum dieses Thema gerade wieder auf jeden HR-Schreibtisch gehört. Die entscheidende Frage im deutschen Recht lautet: Liegt ein „hinreichender Inlandsbezug" vor? Ist das der Fall, greift das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz – und ein EoR ohne deutsche Verleiherlaubnis operiert damit illegal, mit Bussgeldern bis zu 30.000 Euro und der unangenehmen Nebenwirkung, dass rückwirkend ein Arbeitsverhältnis zwischen Fachkraft und Einsatzunternehmen fingiert werden kann, inklusive voller Lohn-, Steuer- und Sozialversicherungspflicht.
Die Weisung vom Herbst 2025 bringt hier tatsächlich Entlastung: Arbeitet jemand ausschließlich online aus dem Ausland und reist nie zu beruflichen Zwecken nach Deutschland, entfällt der Inlandsbezug – das AÜG greift nicht, eine Verleiherlaubnis ist nicht nötig. Klingt nach Entwarnung, ist aber nur die halbe Geschichte. Sobald dieselbe Person auch nur für einen kurzen Workshop oder ein Kundenmeeting nach Deutschland einreist, kann der Inlandsbezug plötzlich wieder da sein – und mit ihm das komplette Risiko. Eine höchstrichterliche Entscheidung, die hier endgültig Klarheit schafft, gibt es bislang nicht. Wer also glaubt, das Thema sei mit der Weisung vom Tisch, verwechselt eine Atempause mit einer Lösung.
Wird die Fachkraft dagegen bewusst in Deutschland eingesetzt, ändert sich die Lage grundlegend: Dann ist praktisch immer echte Arbeitnehmerüberlassung im Spiel, und der EoR braucht zwingend eine gültige Verleiherlaubnis, muss die Höchstüberlassungsdauer von 18 Monaten einhalten und ab dem neunten Monat in aller Regel Equal Pay zahlen. Wer das übersieht, weil der EoR-Vertrag so schön nach unkomplizierter Dienstleistung klingt, handelt sich im Zweifel dieselben Konsequenzen ein wie beim klassischen Inlandsfall – nur mit dem zusätzlichen Überraschungseffekt, es nicht kommen zu sehen.
Die Fallstricke, über die niemand redet
Neben der AÜG-Frage lauern zwei weitere Risiken, die in der öffentlichen Debatte gerne untergehen.
Erstens die Kostenverlagerung: Viele EoR-Verträge sind so formuliert, dass Kosten und Haftungsrisiken, die eigentlich beim Arbeitgeber – also dem EoR selbst – liegen sollten, stillschweigend auf das auftraggebende Unternehmen abgewälzt werden. Kündigungsschutzverfahren, Abfindungen, arbeitsrechtliche Streitigkeiten: Wer den Vertrag nicht Zeile für Zeile liest, zahlt am Ende doppelt, einmal für die Dienstleistung und einmal für das Risiko, das er eigentlich outgesourct zu haben glaubte.
Zweitens das Betriebsstättenrisiko, ein Thema, das in Recruiting-Kreisen fast nie auftaucht, in der Steuerabteilung aber sofort die Ohren aufstellt. Wenn eine im Ausland beschäftigte Person faktisch so agiert, dass dort eine feste Geschäftseinrichtung des deutschen Unternehmens entsteht – etwa, indem sie Verträge abschliesst oder das Unternehmen nach aussen vertritt –, kann dies eine steuerpflichtige Betriebsstätte im Ausland auslösen.
Das hat mit Recruiting im engeren Sinn nichts mehr zu tun, ist aber genau der Grund, warum ein EoR-Projekt niemals ein reines HR-Thema bleiben sollte. Wer hier nicht frühzeitig Legal und Steuerberatung einbindet, baut sich ein Problem, das erst auffällt, wenn die erste Betriebsprüfung ansteht.
Und wie sieht das Ganze aus Schweizer Sicht aus?
Der für Schweizer Unternehmen typische Fall ist meist gar nicht „Wie hole ich jemanden in die Schweiz", sondern das Spiegelbild des eingangs erwähnten Lissabon-Beispiels: Ein Zürcher Unternehmen findet die passende Fachkraft in Casablanca oder Marrakesch und will sie einstellen, ohne dafür eine eigene Niederlassung am Standort des Mitarbeitenden zu gründen. Genau für diesen Fall ist EoR gemacht – und genau hier tickt die Schweizer Perspektive anders, als man angesichts der strengen Personalverleihregeln vermuten würde.
Das Schweizer Arbeitsvermittlungsgesetz (AVG) und seine Bewilligungspflichten sind nämlich fast durchgehend auf die Schweiz als Einsatzland zugeschnitten: Sie regeln, wer Personal in die Schweiz verleihen darf, und verlangen von Schweizer Verleihern eine eidgenössische Bewilligung, wenn diese selbst Personal ins Ausland verleihen. Für den Fall, dass ein Schweizer Unternehmen schlicht Kunde eines ausländischen EoR ist, dessen Mitarbeitende ausschliesslich im Zielland arbeiten, lässt sich in Merkblättern und Kommentaren zum AVG eine auffällige Lücke finden: Das Gesetz wurde nicht mit Blick auf diesen Fall verfasst, eine ausdrückliche Klarstellung fehlt. In der Praxis heisst das: Die Bewilligungspflicht ist hier meistens nicht das Nadelöhr – das eigentliche Nadelöhr liegt woanders.
Und zwar erstens beim Arbeitsrecht vor Ort: Die Fachkraft in Marokko wird formal Angestellte des dortigen EoR und damit dem marokkanischen Arbeitsrecht unterstellt. Wer hier nicht prüft, ob der gewählte Anbieter im Zielland tatsächlich lizenziert und etabliert ist, hat nichts anderes getan, als das Sorgfaltsproblem eine Landesgrenze weiterzuschieben. Zweitens, und das übersehen viele Schweizer Finanzabteilungen gern: das Betriebsstättenrisiko. Die Schweiz hat mit Marokko ein Doppelbesteuerungsabkommen – und wenn die Fachkraft vor Ort mehr tut, als brav am Laptop zu arbeiten, etwa Verträge im Namen des Schweizer Unternehmens abschliesst oder es aktiv nach aussen vertritt, kann daraus eine steuerpflichtige Betriebsstätte in Marokko entstehen. Dann zahlt das Unternehmen dort Gewinnsteuer – genau der bürokratische Aufwand, den man mit dem EoR eigentlich vermeiden wollte, kommt so durch die Hintertür zurück.
Drittens die Sozialversicherung. Innerhalb der EU und der EFTA sorgen ein koordiniertes System und die A1-Bescheinigung für Klarheit darüber, wer wo versichert bleibt. Ausserhalb dieses Raums – und das betrifft die meisten klassischen EoR-Zielländer – hängt es von bilateralen Abkommen ab, die es oft schlicht nicht gibt. Fehlt ein solches Abkommen, bleibt es meist einfach: Die Fachkraft ist über den lokalen EoR im jeweiligen Landessystem versichert, eine Schweizer AHV- oder BVG-Fortführung findet nicht automatisch statt. Für eine lokale Neueinstellung ist das unproblematisch; für jemanden, der aus der Schweiz heraus temporär entsandt werden soll, ist es ein Punkt, den man vorher klärt, statt ihn erst hinterher zu entdecken.
Das andere, strengere Szenario – jemanden über einen ausländischen Anbieter fest in die Schweiz zu holen – ist eine ganz eigene Baustelle: Dafür braucht es zwingend einen Schweizer Verleiher mit kantonaler und bei grenzüberschreitendem Einsatz zusätzlich eidgenössischer SECO-Bewilligung, samt Kaution zwischen 50.000 und 150.000 Franken und dem seit 2012 allgemeinverbindlichen Gesamtarbeitsvertrag für den Personalverleih. Ausländische EoR-Anbieter dürfen hier grundsätzlich nicht als Verleiher auftreten. Aber das ist, wie gesagt, der seltenere Fall. Für die meisten Schweizer Unternehmen, die international wachsen wollen, liegt die eigentliche Hausaufgabe woanders: den EoR-Partner im Zielland sorgfältig prüfen, das Betriebsstättenrisiko vor Vertragsunterschrift mit der Steuerberatung klären, und bei der Sozialversicherung offen kommunizieren, was gilt und was nicht. Genau das ist das System, das dem Modell seinen Namen verleiht.
Nicht jeder Anbieter ist gleich seriös
Ein Punkt, der in der ganzen AÜG-Debatte gerne untergeht: Der EoR-Markt ist mittlerweile so groß, dass sich darauf auch Anbieter tummeln, die es mit der eigenen Sorgfaltspflicht nicht ganz so genau nehmen. Wer als Unternehmen einen EoR beauftragt, sollte deshalb nicht nur den Preis vergleichen, sondern genauso hartnäckig fragen, wie lange der Anbieter im jeweiligen Zielland bereits aktiv ist, ob er dort mit eigenen Rechtsexperten arbeitet oder nur ein Netzwerk aus losen Partnern zusammengekauft hat, und wie transparent er mit Zusatzkosten umgeht, die erst in der Rechnung auftauchen. Referenzen anderer deutscher Mittelständler sind dabei oft aussagekräftiger als jedes Hochglanz-Whitepaper, weil sie zeigen, wie ein Anbieter tatsächlich reagiert, wenn eine Behörde wie die Bundesagentur für Arbeit über Nacht ihre Meinung ändert.
Warum das Modell trotzdem eine gute Idee sein kann
Bei all den Warnhinweisen wäre es falsch, EoR pauschal zu verteufeln. Für viele Situationen ist es schlicht die klügste verfügbare Lösung: das Testen eines neuen Marktes, bevor man dort investiert, die kurzfristige Verstärkung eines internationalen Projektteams oder das Halten einer Spitzenkraft, die aus persönlichen Gründen ins Ausland zieht und die man sonst verlieren würde. Der Fachkräftemangel macht geografische Flexibilität zu einem echten Wettbewerbsvorteil, und wer sie nutzen kann, ohne monatelang eine Auslandsgesellschaft aufzubauen, hat schlicht mehr Optionen als die Konkurrenz.
EoR ist eher wie ein Auto mit Leasingvertrag: Man besitzt es nicht ganz allein, trägt aber trotzdem Verantwortung dafür, wie es genutzt wird – und wer das ignoriert, merkt es meist erst bei der nächsten Betriebsprüfung oder Behörden-Weisung.
Der Unterschied zwischen Unternehmen, die mit EoR gute Erfahrungen machen, und solchen, die später vor Gericht landen, liegt selten am Modell selbst, sondern fast immer an der Sorgfalt bei der Einführung. Wer vor dem ersten Vertrag klärt, ob und wie oft die Fachkraft nach Deutschland reisen wird, wer sich die Verleiherlaubnis des EoR tatsächlich zeigen lässt statt sie nur zu glauben, wer Kostenklauseln verhandelt statt sie zu unterschreiben, und wer Steuerabteilung und Rechtsberatung von Anfang an mit am Tisch hat, holt sich mit EoR echte Flexibilität ins Haus – ohne die Risiken, die im Kleingedruckten schlummern.
Das eigentliche Learning aus der Weisungs-Achterbahn der Bundesagentur ist deshalb nicht „EoR ist sicher" oder „EoR ist gefährlich". Es ist die Erkenntnis, dass sich die Rechtslage in diesem Bereich noch schneller bewegt, als manches Vertragswerk vorsieht. Wer international rekrutiert, sollte das nicht als einmaliges Legal-Häkchen behandeln, sondern als laufenden Prozess, den man mindestens einmal im Jahr neu bewerten sollte. Genau das unterscheidet Unternehmen, die globale Talente flexibel gewinnen, von solchen, die irgendwann von der nächsten Weisung überrascht werden.
Quellen
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